Firmare dall'estero: procure, apostille e notai in videoconferenza

La domanda dietro questa pagina è la prima che si pone ogni famiglia che vive all'estero: dobbiamo andare fin là? La risposta è no, e ciò che rende possibile quel «no» è la procura. Fatta bene, è noiosa e scorrevole. Fatta alla leggera, è la causa più frequente di mesi di ritardo. Ecco come si fa bene.

Una procura per paese, mai una procura per tutto

Portogallo, Spagna, Italia e Francia hanno ciascuno il proprio linguaggio giuridico per la stessa idea (procuração, poder, procuration, procura), e i loro notai e conservatori si aspettano ciascuno le proprie formule. Un unico documento «per tutto» redatto per quattro paesi non suona nativo in nessuno e rischia il rifiuto. Per questo prepariamo una procura propria di ciascun paese e bilingue per ogni paese coinvolto: il testo nella lingua locale di cui il notaio ha bisogno, a fronte dell'inglese, perché sappia esattamente che cosa firma.

Che cosa dice davvero la procura

Una procura successoria è speciale, non generale: elenca espressamente gli atti che copre (accettare l'eredità, ottenere i codici fiscali, firmare gli atti di accertamento degli eredi e di divisione, presentare e pagare l'imposta di successione, trattare con le banche, trascrivere l'immobile). Un notaio scrupoloso si rifiuterà di agire per qualsiasi atto dispositivo non espressamente elencato; per questo la redazione è lavoro giuridico e non la compilazione di un modulo, e per questo le nostre sono concordate con il notaio che le riceve prima che lei firmi. Si firma una volta sola, correttamente.

Come si firma a casa

Davanti a un notaio dove vive, nel modo consueto. Il documento ha poi bisogno di un'apostille, il certificato internazionale che rende affidabile all'estero la firma del suo notaio. Una trappola su cui insistiamo: l'apostille cartacea. Diversi paesi rilasciano ormai eleganti apostille elettroniche, ma i registradores in Spagna e i conservatori in Italia respingono ancora spesso le versioni digitali nelle pratiche immobiliari; per questo usiamo la carta, sempre, e la questione non si pone. Per i documenti di stato civile rilasciati in un altro paese dell'UE (un certificato di morte o di nascita, per esempio), un regolamento europeo elimina l'apostille; non copre le procure, che ne hanno ancora bisogno.

Si può fare in videoconferenza?

Sempre più spesso, sì. La Francia è in testa: dal 2020 una procura notarile francese può essere stipulata interamente a distanza in videoconferenza, con il notaio che verifica l'identità sullo schermo e una firma elettronica qualificata che completa l'atto; notai francesi ci hanno confermato direttamente questa via per le procure successorie. L'Italia ha un quadro per l'atto pubblico informatico, e Spagna e Portogallo offrono la firma nei loro consolati nel Regno Unito e in Irlanda. Dove la videoconferenza è disponibile può far risparmiare settimane; dove non lo è, la via del notaio locale con apostille resta affidabile e rapida quando viene avviata, come si deve, nella prima settimana.

La particolarità spagnola da conoscere

La Spagna aggiunge un dettaglio: una procura spagnola firmata all'estero deve recare la conferma del notaio che le formalità di firma sono equivalenti a quelle spagnole (il juicio de equivalencia). Le procure che ne sono prive rischiano la sospensione presso il registro immobiliare. Le nostre lo recano sempre: uno di quei dettagli che non costano nulla quando si conoscono e costano mesi quando si scoprono tardi.

Due avvertenze oneste

Primo: una procura ordinaria si estingue se la persona che l'ha rilasciata perde in seguito la capacità. Quando è coinvolto un erede anziano lo diciamo chiaramente fin dall'inizio e, se opportuno, prevediamo una forma che sopravviva o modifichiamo l'ordine dei passaggi, con calma e in anticipo anziché d'urgenza e dopo. Secondo: una procura è revocabile in qualsiasi momento; lei mantiene il controllo dall'inizio alla fine, e ogni atto compiuto in forza di essa le viene riferito.

Che cosa richiede davvero una persona sul posto

Pochissimo, e nulla che riguardi lei. Certificati, codici fiscali, dichiarazioni fiscali, atti notarili (firmati in forza della sua procura) e trascrizioni nei registri immobiliari si fanno tutti a distanza. I rari atti fisici (uno sportello bancario che pretende una visita, il passaggio di proprietà di un veicolo) li gestisce il nostro team locale, sotto la nostra direzione, senza toccare la sua agenda. Il risultato: la successione procede al ritmo delle carte, non al ritmo dei viaggi di qualcuno, e le procure firmate nella prima settimana danno il ritmo a tutto.