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Assinar à distância: procurações, apostilas e notários por vídeo
Não precisa de viajar. Cada herdeiro assina uma procuração no seu país, perante um notário local e com apostila, e tudo em Portugal, Espanha, Itália ou França é depois assinado e entregue com ela. As regras práticas que a fazem funcionar: uma procuração bilingue específica para cada país (nunca um único documento para vários países); apostila em papel (as eletrónicas ainda são recusadas por alguns registos); e um texto acordado com o notário que a vai receber antes de alguém assinar, para que assine uma vez, corretamente. A França permite agora também procurações notariais totalmente à distância, por vídeo, e os consulados oferecem uma via de assinatura em alguns casos.
A pergunta por trás desta página é a primeira que qualquer família no estrangeiro faz: temos de ir lá? A resposta é não, e o mecanismo que torna esse «não» possível é a procuração. Bem feita, é aborrecida e corre sem problemas. Feita à pressa, é a causa mais comum de meses de atraso. Eis como se faz bem.
Uma procuração por país, nunca uma procuração para tudo
Portugal, Espanha, Itália e França têm cada um a sua linguagem jurídica para a mesma ideia (procuração, poder, procuration, procura), e os seus notários e conservadores esperam as suas próprias fórmulas. Um documento único «para tudo», redigido para quatro países, não soa natural em nenhum e convida à recusa. Por isso preparamos uma procuração bilingue e específica para cada país envolvido: o texto na língua local de que o notário precisa, lado a lado com o inglês, para que saiba exatamente o que assina.
O que a procuração diz
Uma procuração para uma sucessão é especial, não geral: enumera expressamente os atos que cobre (aceitar a herança, obter números fiscais, assinar a habilitação e a partilha, entregar e pagar o imposto, tratar com os bancos, registar o imóvel). Um notário cuidadoso recusa-se a praticar um ato de disposição que não esteja expressamente previsto; por isso a redação é trabalho jurídico e não o preenchimento de um formulário, e as nossas são acordadas com o notário que as vai receber antes de assinar. Assina uma vez, corretamente.
Como a assina no seu país
Perante um notário onde vive, da forma habitual. O documento precisa depois de uma apostila, o certificado internacional que faz a assinatura do seu notário valer no estrangeiro. Uma armadilha em que insistimos: apostilas em papel. Vários países emitem hoje apostilas eletrónicas, mas os registos em Espanha e as conservatórias em Itália ainda recusam com frequência as versões digitais em processos de imóveis; por isso usamos papel, sempre, e a questão nunca se põe. Para documentos de estado civil emitidos noutro país da União Europeia (uma certidão de óbito ou de nascimento, por exemplo), um regulamento europeu dispensa a apostila; não abrange as procurações, que continuam a precisar dela.
Pode fazer-se por vídeo?
Cada vez mais, sim. A França vai à frente: desde 2020, uma procuração notarial francesa pode ser outorgada totalmente à distância, por vídeo, com o notaire a verificar a identidade no ecrã e uma assinatura eletrónica qualificada a completar o ato. A Itália tem um regime de ato público eletrónico, e Espanha e Portugal oferecem assinatura nos seus consulados no Reino Unido e na Irlanda. Quando o vídeo está disponível pode poupar semanas; quando não está, a via do notário local com apostila continua fiável e rápida se for começada, como deve ser, na primeira semana.
A particularidade espanhola que vale a pena conhecer
Espanha acrescenta um pormenor: uma procuração espanhola assinada no estrangeiro deve trazer a confirmação do notário de que as formalidades são equivalentes às espanholas (o juicio de equivalencia). Sem ela, arrisca-se a suspensão no registo predial. As nossas trazem-na sempre: um daqueles pormenores que nada custam quando se sabem e custam meses quando se descobrem tarde.
Duas ressalvas honestas
Primeira: uma procuração comum pode caducar se quem a passou perder depois a capacidade. Quando há um herdeiro idoso, dizemo-lo com clareza logo no início e, quando se justifica, adaptamos a forma ou a ordem dos passos, com calma e antecipadamente, em vez de à pressa e depois. Segunda: uma procuração é revogável a qualquer momento: mantém o controlo do princípio ao fim, e cada ato praticado com ela é-lhe comunicado.
O que ainda precisa de alguém no local
Muito pouco, e nada que seja consigo. Certidões, números fiscais, declarações fiscais, escrituras (assinadas com a sua procuração) e registos correm todos à distância. Os raros atos presenciais (um balcão de banco que insiste numa visita, a transferência de um veículo) são tratados pela nossa equipa local, sob a nossa direção, e nunca tocam na sua agenda. O resultado: a herança avança ao ritmo da papelada, e não ao ritmo das viagens de ninguém.