Firmar desde el extranjero: poderes notariales, apostillas y notarios por vídeo

La pregunta que hay detrás de esta página es la primera que hace toda familia que vive fuera: ¿tenemos que ir hasta allí? La respuesta es no, y lo que hace posible ese «no» es el poder notarial. Bien hecho, es aburrido y fluido. Hecho a la ligera, es la causa más frecuente de meses de retraso. Así se hace bien.

Un poder por país, nunca un poder para todo

Portugal, España, Italia y Francia tienen cada uno su propio lenguaje jurídico para la misma idea (procuração, poder, procuration, procura), y sus notarios y registradores esperan cada uno sus propias fórmulas. Un único documento «para todo» redactado para cuatro países no suena nativo en ninguno y se expone al rechazo. Por eso preparamos un poder propio de cada país y bilingüe para cada país implicado: el texto en el idioma local que necesita el notario, junto al inglés, para que sepa exactamente qué firma.

Qué dice realmente el poder

Un poder sucesorio es especial, no general: enumera de forma expresa los actos que cubre (aceptar la herencia, obtener los números fiscales, firmar las escrituras de herederos y de partición, presentar y pagar el impuesto de sucesiones, tratar con los bancos, inscribir el inmueble). Un notario cuidadoso se negará a actuar sobre cualquier acto de disposición que no esté expresamente enumerado; por eso la redacción es trabajo jurídico y no rellenar un formulario, y por eso los nuestros se acuerdan con el notario que los recibe antes de que usted firme. Firma una sola vez, y bien.

Cómo se firma en casa

Ante un notario donde usted vive, de la forma habitual. Después el documento necesita una apostilla, el certificado internacional que hace que la firma de su notario sea fiable en el extranjero. Una trampa en la que insistimos: apostillas en papel. Varios países expiden ya apostillas electrónicas elegantes, pero los registradores en España y los conservadores en Italia siguen rechazando con frecuencia las versiones digitales en expedientes inmobiliarios; por eso usamos papel, siempre, y la cuestión no llega a plantearse. Para los documentos de estado civil expedidos en otro país de la UE (un certificado de defunción o de nacimiento, por ejemplo), un reglamento europeo suprime la apostilla; no cubre los poderes notariales, que siguen necesitándola.

¿Puede hacerse por vídeo?

Cada vez más, sí. Francia va por delante: desde 2020 un poder notarial francés puede otorgarse totalmente a distancia por vídeo, con el notario comprobando la identidad en pantalla y una firma electrónica cualificada que completa el acto; notarios franceses nos han confirmado directamente esta vía para poderes sucesorios. Italia tiene un marco de escritura pública electrónica, y España y Portugal ofrecen la firma en sus consulados en el Reino Unido y en Irlanda. Donde el vídeo está disponible puede ahorrar semanas; donde no, la vía del notario en casa con apostilla sigue siendo fiable y rápida cuando se inicia, como debe ser, en la primera semana.

La particularidad española que conviene conocer

España añade un matiz: un poder español firmado en el extranjero debe llevar la confirmación del notario de que las formalidades de la firma son equivalentes a las españolas (el juicio de equivalencia). Los poderes sin él se exponen a la suspensión en el Registro de la Propiedad. Los nuestros lo llevan de serie: uno de esos detalles que no cuestan nada cuando se conocen y cuestan meses cuando se descubren tarde.

Dos advertencias honestas

Primera: un poder ordinario se extingue si la persona que lo otorgó pierde después la capacidad. Cuando interviene un heredero de edad avanzada lo decimos claramente desde el principio y, cuando procede, estructuramos una forma que subsista o ajustamos el orden de los pasos, con calma y por adelantado, no con urgencia y después. Segunda: un poder notarial es revocable en cualquier momento; usted mantiene el control en todo momento, y se le informa de cada acto hecho con él.

Lo que de verdad necesita a una persona sobre el terreno

Muy poco, y nada de ello a usted. Certificados, números fiscales, declaraciones de impuestos, escrituras notariales (firmadas con su poder) e inscripciones registrales se hacen todos a distancia. Los raros actos físicos (una ventanilla de banco que exige una visita, la transferencia de un vehículo) los gestiona nuestro equipo local, bajo nuestra dirección, sin tocar su agenda. El resultado: la herencia avanza al ritmo de los papeles, no al ritmo de los viajes de nadie, y los poderes firmados en la primera semana marcan el ritmo de todo.