Comment obtenir l'acte de décès dont vous avez besoin pour une succession en Espagne, au Portugal, en France ou en Italie

Si le décès est survenu au Royaume-Uni ou en Irlande

Le décès est enregistré sur place et vous obtenez des copies certifiées auprès du bureau de l'état civil (en Angleterre et au pays de Galles, le GRO ou le bureau local ; en Irlande, le General Register Office). Commandez-en plusieurs : banques, registres et notaires veulent souvent chacun la leur. Pour utiliser un acte britannique au Portugal ou en Espagne, deux étapes supplémentaires s'appliquent en général (un acte irlandais est un document de l'UE et n'a donc pas besoin d'apostille ; demandez au registre irlandais le formulaire multilingue de l'UE et vous éviterez peut-être aussi la traduction) :

• Apostille : l'acte est légalisé par une apostille de La Haye dans le pays qui l'a délivré (au Royaume-Uni, le FCDO Legalisation Office). Cela se fait dans votre pays, pas par nous, et les frais d'apostille sont un débours.
• Traduction assermentée : une traduction certifiée en portugais ou en espagnol, sauf si l'on utilise une version plurilingue (ci-dessous).

L'extrait plurilingue « international », souvent la voie la plus simple

Lorsque le décès a été enregistré au Portugal, en Espagne, en France ou en Italie, vous pouvez en général obtenir un extrait plurilingue / international de l'acte de décès (en vertu de la Convention de Vienne de 1976). Délivré sur un formulaire plurilingue normalisé, il est accepté dans les États contractants sans traduction distincte, ce qui peut faire gagner du temps et de l'argent au Portugal, en Espagne, en France et en Italie. Demandez la version internationale au registre qui délivre l'acte, lorsqu'elle existe.

Obtenir l'acte en Espagne

L'acte de décès espagnol (certificado de defunción) est délivré par le Registro Civil où le décès a été enregistré. Il existe plusieurs formes : un extrait simple, une copie literal (intégrale, en général celle que demandent le notaire ou le registre) ou la version plurilingue / internationale. Vous pouvez la demander en ligne auprès du ministère espagnol de la Justice (avec un certificat numérique ou Cl@ve, ou même sans : vous remplissez le formulaire et elle vous est envoyée par la poste), par courrier ou sur place ; un représentant peut l'obtenir pour vous. (Cl@ve exige un DNI/NIE espagnol ; un héritier au Royaume-Uni utiliserait donc en général la voie en ligne sans identifiant, le courrier, ou nous.) Dans un règlement complet, nous obtenons la copie literal, et la version internationale lorsqu'elle est utile ; pour une consultation, nous vous indiquons exactement comment l'obtenir.

Obtenir l'acte au Portugal

L'acte de décès portugais (certidão de óbito) est délivré par une Conservatória do Registo Civil. Il peut être demandé en ligne (service Civil Online de l'IRN) ou sur place, et un représentant peut l'obtenir. Comme en Espagne, demandez la version internationale lorsqu'elle permet d'éviter une traduction.

Obtenir l'acte en Italie

L'acte de décès italien (certificato di morte, ou l'estratto dell'atto di morte, plus complet) est délivré par l'Ufficio di Stato Civile du Comune où le décès a été enregistré. Un représentant peut le demander (sur place, par courrier ou, dans de nombreuses communes, en ligne), et vous pouvez demander l'extrait plurilingue / international pour éviter une traduction distincte.

Obtenir l'acte en France

L'acte de décès français est délivré par la mairie du lieu du décès ou du dernier domicile du défunt ; pour un Français décédé à l'étranger, par le Service central d'état civil à Nantes. Les copies sont gratuites, toute personne peut en demander une (en ligne, par courrier ou sur place), et un extrait plurilingue existe pour éviter la traduction.

Combien, et quelle version ?

Une règle pratique utile : il vous faudra un acte pour chaque organisme qui doit agir (chaque banque, l'administration fiscale, le registre foncier, le notaire). Commandez donc plusieurs copies certifiées, obtenez la version intégrale lorsqu'un organisme officiel a besoin du détail, et utilisez la version plurilingue pour éviter les traductions inutiles. Bien faire cela dès le départ évite des semaines de retard ensuite.

En bref

Repérez où le décès a été enregistré, obtenez plusieurs copies certifiées, préférez la version plurilingue / internationale pour économiser les traductions, et faites apostiller et traduire un acte de votre pays avant de l'utiliser à l'étranger. Pour votre dossier, nous vous donnerons la liste exacte et obtiendrons pour vous les actes locaux, espagnols, portugais, français ou italiens.